LE PARAMETRAGE DE LA GESTION DES STOCKS : Les paramètres généraux Les groupes de stockage Les sous-groupes de stockage Les unités de stockage Les unités d’exploitation Les unités de conditionnement Les lieux de stockage Les règlements fournisseurs Les ratios théoriques Les sorties par point de stockage Les articles Les fournisseurs Les fiches techniques

Vous pouvez grâce au logiciel GESTHOREST déterminer très facilement les paramètres qui vous permettront de gérer vos stocks de manière rapide, sure et automatique. A tout moment vous pouvez faire évoluer votre établissement en y ajoutant des éléments qui vous paraissent utiles ou en supprimant certains d’entre eux dont vous ne vous servez pas.

1- Les paramètres de stock

Nous allons maintenant étudier des paramètres directement impliqués dans la gestion de la partie hébergement de votre établissement.

Ces paramétrages sont accessibles par le menu « Paramétrage », ou, pour les paramètres de 3.11 à 3.13 par le menu « Restaurant », « Gestion des Stocks ».

1.1- Les paramètres généraux

Vous pouvez paramétrer à ce niveau les taux de TVA qui seront proposés par défaut lors du paramétrage des articles (voir ci-dessous).

1.2- Les groupes de stockage

Il s’agit ici d’un premier groupement de vos articles (voir ci-dessous) qui sera déterminant notamment si vous gérez vos stocks par un déstockage automatique à partir des ventes.


Vous pouvez paramétrer jusqu’à 26 groupes (le libellé abrégé comporte 5 caractères au maximum).

Ex : Nourriture, Boisson, Fiche Technique.

1.3- Les sous-groupes de stockage

Il s’agit ici du deuxième niveau de groupement des articles à partir duquel vous pourrez paramétrer des spécificités proposées par défaut lors de la création des articles.

Vous pouvez créer jusqu’à 36 sous-groupes par groupe de stockage (le libellé abrégé comporte 5 caractères au maximum) : pour y accéder soit cliquez sur le bouton « Voir sous-Groupe » à partir du paramétrage des groupes, soit sélectionnez directement le paramétrage des sous-groupes et le groupe dans lequel vous désirez paramétrer un sous-groupe.

1.3.1- Le type de valorisation

La colonne « Va » vous permet de paramétrer le type de valorisation de votre stock :

  • PMP : Prix moyen Pondéré ;
  • FIFO : First In/First Out;
  • LIFO : Last In/First Out;

1.3.2- Le millésime

La colonne « Mi » vous permet de déterminer si vous allez gérer les produits du sous-groupe par millésime.

1.3.3- Les entrées/sorties

La colonne « Es » vous permet de déterminer si vous souhaitez que les articles du sous-groupe soient pris en compte ou non dans la gestion des stocks.

Ex : vous pouvez désirer que le pain soit, dés sa livraison, considéré comme sorti du stock.

1.3.4- le stock minimum

La colonne « Stock mini » vous permet de déterminer le niveau de stock atteint à partir duquel les articles concernés pourront être édités dans les éditions 223 et 224.

1.4- Les unités de stockage

Il s’agit de l’unité que vous choisissez pour enregistrer les entrées d’un produit dans votre stock : il est important que cette unité corresponde à l’unité de conditionnement du produit. C’est sur la base de cette unité que votre stock est valorisé.

1.5- Les unités d’exploitation

Il s’agit de l’unité qui correspond à l’utilisation réelle de l’article.

Ex : le beurre est acheté par kilogramme mais utilisé par grammes.

1.6- Les unités de conditionnement

C’est l’unité dans laquelle vous est livré l’article, et cette unité doit être la même que l’unité de stockage.

1.7- Les lieux de stockage

Vous pouvez créer des lieux physiques (cuisine, cave, etc.) ou fictifs (perte et casse, alimentation personnel, et.) dans lesquels vous allez mettre vos articles en stock.

L’option « Stock en proposition » vous permet, si vous utilisez la gestion de fabrication (voir ci-dessous), de vérifier dans les lieux de stockage choisis si le stock est suffisant pour les articles nécessaires à la fabrication prévue.

1.8- Les règlements fournisseurs

Ces éléments sont nécessaires au paramétrage des fournisseurs (voir ci-dessous).

1.9- Les ratios théoriques

Ces ratios correspondent à la proportion que représente le prix d’achat dans le prix de vente. Ils vous seront utiles pour la détermination du prix de vente d’une prestation liée à un article.

1.10- Les sorties par point de stockage

Ce paramétrage permet de déterminer le lieu de sortie de stock automatique des articles à la vente en fonction du service analytique (ventilation de CA) de la prestation et de la famille de prestation.

Ex : les articles liés à la vente à une ou plusieurs prestations de famille « restaurant » et de ventilation de CA « Bar » seront décrémentés de la « cave Bar ».

1.11- Les articles

Les articles sont à la base de votre gestion de stock, c’est pourquoi il est indispensable d’y apporter une attention toute particulière.

1.11.1- Le code

Il est composé de 8 caractères dont les 2 premiers sont le groupe, les 2 suivants le sous-groupe et les 4 derniers sont spécifiques à l’article (pour chaque nouvel article crée GESTHOREST vous propose une évolution de 5 unités par rapport au dernier article crée dans le sous-groupe). Nous vous conseillons pour faciliter votre gestion de prendre les mêmes codes pour vos articles que ceux de votre comptabilité fournisseur.

1.11.2- L’unité de conditionnement

Comme nous l’avons vu plus haut cette unité doit être la même que l’unité de stockage.

1.11.3- Le code du taux de TVA

Vérifiez qu’il correspond réellement au taux de TVA applicable à l’achat de cet article.

1.11.4- Le coefficient de conversion

C’est un paramètre important qui détermine le rapport entre votre unité de stockage et votre unité d’utilisation : il correspond à la quantité d’exploitation contenue dans une unité de stockage.

Ce rapport est important si vous gérer votre décrémentation de stock par les ventes.

1.11.5- Le code EAN13

Il correspond au code barre de l’article si vous utilisez un lecteur approprié.

1.11.6- Le prix d’achat

Vous pouvez enregistrer le prix d’achat hors taxe et le prix TTC sera calculé par rapport au taux de TVA paramétré précédemment, ou inversement enregistrer le prix d’achat TTC et le calcul du prix hors taxe s’effectuera de la même façon.

1.11.7- La mise à la vente d’un article

  • « Non » : soit l’article subit une transformation avant d’être vendu et fera parti d’une fiche technique (voir plus loin) ; soit vous ne souhaitez pas gérer vos stocks directement en fonction de vos ventes.
  • « Oui » : l’article est vendu tel quel et vous gérez vos stocks sur vos ventes (la décrémentation dans vos stocks se fera au moment de votre procédure de fin de journée).

1.11.8- Les fournisseurs

En cliquant sur l’onglet « Fournisseur » vous allez avoir accessible la liste de tous les fournisseurs déjà enregistrés sur l’article (voir ci-dessous). En utilisant la touche « F2 » vous pouvez obtenir la liste de tous vos fournisseurs déjà enregistrés ou en créer un nouveau en tapant « Ctrl » et « O » ou par l’icône .

1.11.9- Les lieux de stockage

Vous pouvez paramétrer ici les différents lieux de stockage où pourra se trouver l’article. Vous pourrez également visualiser le stock de l’article dans chaque lieu.

1.11.10- Les prestations

Vous enregistrez ici les prestations qui sont liées à l’article et qui détermineront le déstockage de l’article par les ventes (selon le paramétrage des « sorties par point de stockage, voir ci-dessus).

Vous pouvez créer directement une nouvelle prestation en tapant les touches « Ctrl » et « P » ou l’icône . GESTHOREST peut vous aider à déterminer le prix de vente de la prestation en fonction du ratio que vous souhaitez voir appliquer : vous pouvez accéder à cette aide en cliquant sur le bouton « prix de vente conseillé », l’onglet « prix conseillé » ou ma touche « F6 ».

1.12- Les fournisseurs

Les éléments indispensables au paramétrage sont le code (nous vous conseillons de le faire coïncider avec celui de votre comptabilité), le nom et les conditions de règlement.

Pour créer un nouveau fournisseur vous devez obligatoirement lui attribuer un code.

Si vous cliquez sur le bouton « Références et Marchés » vous pourrez saisir des prix d’achat contractuels pour certains articles chez certains fournisseurs. Les prix ne pourront alors plus être modifiés manuellement au moment de la saisie des commandes ou des livraisons.

Pour créer un tarif contractuel cliquez sur le bouton « Créer un Marché » puis choisissez le type de marché :

  • « P » pour un prix contractuel fixe ;
  • « R » pour un prix déterminé par une remise sur le d’achat normal ;
  • « C » pour un prix fixé à partir d’un taux de commission versé sur le prix d’achat normal.

1.13- Les fiches techniques

Il s’agit de plats ou d’éléments de plats dans lesquels on intègre un ou plusieurs articles.

1.13.1- Le code

Il fonctionne selon le même principe que pour les articles.

1.13.2- Le type de fiche

Vous pouvez préciser si la fiche technique sera utilisée telle quelle, ou sera intégrée dans une ou plusieurs autres fiches (« sous fiche »), compose un menu ou un banquet.

1.13.3- A la vente

Comme pour un article vous pouvez lier la fiche technique à une ou plusieurs prestations.

1.13.4- Les portions

Vous pouvez déterminer le nombre de parts qui seront produites avec les quantités paramétrées dans la fiche technique.

Ex : vous fabriquez une tarte pour 8 personnes.

1.13.5- Le % d’ingrédients

Vous pouvez préciser un pourcentage de coût qui vient s’ajouter à la fabrication de la fiche technique.

Ex : la main d’œuvre ou l’électricité.

1.13.6- Les composantes

Les éléments composants une fiche technique peuvent être un article (type « A » dans la colonne « Ty ») ou une autre fiche technique (type « T » dans la colonne « Ty »).

Vous pouvez créer directement un nouvel article par les touches « Ctrl » et « A » ou l’icône . Vous pouvez copier une fiche technique déjà existante par la touche « F6 » ou le bouton « Duplication de fiche » si la fiche que vous paramétrez reprend une partie des composantes d’une autre fiche.

La colonne pourcentage de perte permet de déterminer la proportion du produit sortie du stock qui n’est pas utilisable.

le poisson.

1.13.7- Les commentaires

Vous pouvez dans cette zone de texte indiquer, notamment, la progression de la recette.

1.13.8- Les prestations

Comme pour les articles vous pouvez déterminer une ou plusieurs prestations liée(s) à la fiche technique qui décrémentera votre stock lors de la procédure de fin de journée en fonction des ventes.

1.13.9- Les photos

Vous pouvez lier une photographie du plat pour , notamment, visualiser le plat tel qu’il doit sortir de son lieu de fabrication. Pour ce faire indiquer le chemin d’accès au fichier dans lequel se trouve la photographie (si vous ne connaissez pas ce chemin utilisez la touche « F2 »).

1.13.10- Le plan alimentaire

Si vous gérez vos fabrications de plats avec le module de « plan alimentaire » vous pouvez dans cet onglet paramétrer un délai de fabrication qui permettra de savoir à quelle date vous devrez commencer la fabrication d’un plat qui est prévu dans un menu pour une date donnée. Ex : vous prévoyez de servir une tarte aux abricots le 12juin, vous avez paramétrez un délai de fabrication de 1 jour, vous devrez donc commencer la préparation le 11 juin.

Vous pouvez définir un lieu de fabrication qui vous permettra d’organiser votre production.

Vous pouvez également paramétrer la durée pendant laquelle vous pourrez proposer ce plat à vos clients.