LE PARAMETRAGE DE VOTRE HÔTEL : Les paramètres Hôtel Le type de chambre L’état des chambres Les zones de chambre Les chambres Les périodes de facturation Les tarifs de facturation Les Agences/sociétés Les manifestations Les nationalités Les modes de réservation Les remises automatiques

Vous pouvez grâce au logiciel GESTHOREST déterminer très facilement les caractéristiques de fonctionnement de votre hôtel. A tout moment vous pouvez faire évoluer votre établissement en y ajoutant des éléments qui vous paraissent utiles ou en supprimant certains d’entre eux dont vous ne vous servez pas.

1- Les paramètres Hôtel

Nous allons maintenant étudier des paramètres directement impliqués dans la gestion de la partie hébergement de votre établissement.

1.1- Le type de chambre

Vous pouvez paramétrer de 1 à 99 différents types de chambres :

  • le libellé de la chambre est imprimé sur le bon de réservation ;
  • le libellé réduit doit comporter au maximum 5 caractères et sera affiché sur tout les plannings ;
  • le nombre de personne est le nombre d’occupants maximum pour ce type de chambre (au-delà de ce nombre d’occupants le logiciel vous prévient, toutefois vous pouvez valider une réservation avec plus d’occupants que paramétrés) ;
  • vous pouvez paramétrer une couleur pour le texte et pour le fond pour toutes les éditions de plannings à l’écran.

1.2- L’état des chambres

Il existe 3 statuts pour l’état des chambres :

  • 1. propre ;
  • 2. recouche : la chambre prend ce statut au moment de la procédure de fin de journée pour les clients qui séjournent la nuit suivante ;
  • 3. Départ : la chambre prend ce statut au moment de la procédure de fin de journée pour les chambres occupées par des clients qui partent dans la journée.

Vous pouvez paramétrer de 3 à 9 états différents à partir de ces statuts.

1.3- Les zones de chambre

Ce traitement vous permet de répartir vos chambres dans différentes zones que vous retrouverez notamment dans le menu de gestion des étages.

1.4- Les chambres

Le paramétrage des chambres est très important pour la gestion de votre établissement, il faut donc y accorder une grande attention.


Le numéro de la chambre peut comporter de 1 à 6 caractères (nous vous conseillons de choisir un nombre de caractères standard). Le nom de la chambre est facultatif et apparaît seulement dans quelques plannings. Le nombre de personnes que vous paramétrez pour les chambres est le nombre d’occupants qui sera attribué pour une chambre si vous ne déterminez pas un nombre différent.

Nous avons vu précédemment en quoi consistent le type de la chambre , l’état de la chambre et la zone de la chambre. Vous pouvez déterminer si une chambre doit être prise en compte comme chambre louable dans le calcul du TO :

Ex : pour gérer des salles de séminaire ou en cas de fermeture de votre établissement.

Vous pouvez mettre une chambre en Hors service en précisant la période d’indisponibilité de la chambre : cette période vous est rappelée dans le menu de gestion des étages. Vous pouvez choisir de ne pas comptabiliser cette chambre lorsqu’elle est Hors service dans le calcul de votre TO. Enfin vous pouvez attribuer une couleur spécifique pour le texte et pour le fond de l’édition à l’écran, dans plannings par chambre, de chaque chambre

1.5- Les périodes de facturation

Comme nous l’avons vu précédemment les périodes de facturation permettent de paramétrer des modifications du prix de facturation de vos prestations en fonction de dates prédéfinies : vous pouvez définir jusqu’à 12 périodes de facturation.

1.6- Les tarifs de facturation

Vous pouvez paramétrer un tarif par prestation qui sera proposer en facturation automatique en fonction du type de chambre sélectionné.

1.7- Les Agences/sociétés

Vous pouvez créer, voire modifier, les informations concernant les sociétés et agences avec lesquelles vous travaillez. Cette gestion des sociétés et agences vous permet d’obtenir un suivi du chiffre d’affaire généré par celles-ci.

Vous pouvez également enregistrer vos allotements en indiquant les jours de la semaine, la période, le délai de rétrocession (les chambres sont remises à la vente automatiquement lorsque le délai est atteint) que vous pouvez paramétrer à votre convenance et la type de chambre (nous étudierons la gestion des allotements dans le module de réservation)

1.8- Les manifestations

Vous pouvez saisir des dates pour lesquelles vous avez une politique commerciale particulière, lors de la saisie de réservation sur une de ces périodes il y aura un message qui vous indiquera la date de début et celle de fin ainsi que le libellé que vous aurez saisi.

1.9- Les nationalités

Vous pouvez paramétrer jusqu’à 99 nationalités différentes dont vous pouvez suivre les statistiques du nombre de nuitées par l’édition N°131.

1.10- Les statuts de réservation

Vous pouvez paramétrer de 4 jusqu’à 9 statuts de réservation.

1.11- Les modes de réservation

Vous pouvez paramétrer jusqu’à 99 modes de réservations différents qui sont apparents sur la fenêtre de facturation traditionnelle hôtel.

1.12- Les remises automatiques

Vous pouvez déterminer un taux de remise sur des ventilations de chiffre d’affaire de prestations mises en facturation automatique en fonction de critères de nationalité, de segmentation client, de période prédéfinie, d’appartenance à une société ou agence et de durée de séjour.