LA FIN DE JOURNEE : La fin de Journee Gestion des Editions Les vérifications avant clôture Les graphiques et statistiques La procédure de fin de Journee

Nous allons traiter dans ce module des différentes étapes qui vous sont proposées pour réaliser une fin de Journee. Les différents traitements relatifs à la facturation des chambres sont accessibles par le menu « Fin de Journee ».

1- La fin de Journee

Grâce à cette procédure vous allez clôturer vos comptes de la Journee et en préparer une nouvelle (remise à zéro de votre chiffre d’affaire et de vos règlements du jour, mise à jour de vos réservations et des départs, etc.).

1.1- Gestion des Editions

Vous pouvez, grâce à ce menu, lancer toutes les impressions que vous désirez notamment pour effectuer quelques vérifications avant de clôturer votre Journee : vous pouvez y accéder rapidement grâce aux touches « Ctrl » et « I » ou en cliquant sur le bouton .

Vous pouvez obtenir la liste des éditions dont le numéro est égal ou supérieur à 100 grâce à la touche « F2 » pour les états de 100 à 199, la touche « F3 » pour les états de 200 à 299 ou le bouton : les états de 100 à 199 concernent plus particulièrement l’hébergement et la globalité de l’hôtel ; les éditions de 200 à 299 sont des états portant sur la restauration et la gestion des stocks. Les états entre 1 et 99 sont accessibles en temps qu’impression de document en cours (ex : factures ou paramétrages) : vous pouvez en visualiser la liste dans le menu « Paramètres », « Généraux », « Les Editions ».

1.2- Les vérifications avant clôture

Il existe 6 paramètres qui sont susceptibles d’empêcher que la procédure de fin de Journee puisse être menée à son terme. Cette fonction permet de vérifier si toutes ces conditions sont respectées et s’il existe un écart dans la feuille de situation le remet à zéro en créant un compte au comptant « Ecart Main Courante » : si un tel compte se crée contactez votre service de maintenance qui vous indiquera la procédure à suivre.

Les 6 paramètres à contrôler sont :

  • - il n’y a plus de réservation avec une date de rétrocession au jour clôturé (édition N°118) ;
  • - il n’y a plus de réservation en arrivée prévu pour le jour clôturé (éditions N°111 ou 112) ;
  • - il ne reste plus de départs à effectuer (éditions N°128),
  • - la facturation automatique a été effectuée (édition N°54) ;
  • - il ne reste plus de factures du restaurant ouvertes (édition N°106) ;
  • - il n’y a que le poste de travail sur lequel vous travaillez qui reste ouvert sur GESTHOREST : si ce n’est pas le cas vous cliquez sur le bouton « Démarrer » du poste serveur de GESTHOREST, « Programmes », « Explorateur Windows », « logorest », « Editions », « Net », puis supprimez la référence des postes connectés par erreur.

1.3- Les graphiques et statistiques

Vous pouvez éditer directement certaines statistiques sous forme de graphiques à partir de ce module.

Vous sélectionnez en premier la statistique qui vous intéresse dans la « liste des graphiques ».

Vous déterminez ensuite si vous désirez que les données soient classées par ordre croissant de valeur ou dans l’ordre chronologique : ;

Vous déterminez si vous désirez que les valeurs égales à zéro soient affichées dans le graphique : ;

Vous déterminez à partir de quelle valeur vous désirez prendre en compte les données sélectionnées :

Vous déterminez le type de graphique :

Soit un histogramme :

Soit un camembert :

Lorsque vous cliquez sur l’un ou l’autre des types de graphiques vous le générez dans une nouvelle fenêtre dans laquelle en faisant un clic droit vous obtiendrez le menu suivant :

Vous pourrez donc opter pour la présentation du graphique :

le type de la police de caractère ainsi que sa taille, le positionnement de la légende et le quadrillage. Vous pourrez également l’enregistrer et enfin l’imprimer.

Pour quitter ce module il vous suffit de cliquer sur le bouton :

1.4- La procédure de fin de Journee

Ce traitement reprend la procédure de contrôle puis effectue une sauvegarde des fichiers (vous pouvez effectuer une sauvegarde à tout moment grâce au menu « Assistant », « sauvegarde des Fichiers »). Ce traitement clôture les opérations du jour et met à jour les différentes statistiques de votre établissement.

Au cours de la procédure de fin de Journee il est interdit d’utiliser GESTHOREST sur un autre poste du réseau. Comme nous l’avons vu dans le module paramétrage vous pouvez déterminer les éditions que vous souhaitez éditer lors de cette procédure (NB : certaines éditions peuvent être rééditées les jours suivants mais certaines ne le peuvent pas).