LE PARAMÉTRAGE DE VOTRE ÉTABLISSEMENT : Paramètres Généraux L’établissement Les ventilations de CA Les modes de règlement Les segmentations clientèles Les taux de change Les titres de civilité Le bac de fin de journée Les utilisateurs Les éditions Les familles de prestation Les prestations Les points de vente Les consolidés de ventilation de CA

Vous pouvez grâce au logiciel GESTHOREST déterminer très facilement les caractéristiques de fonctionnement de votre établissement. A tout moment vous pouvez faire évoluer votre établissement en y ajoutant des éléments qui vous paraissent utiles ou en supprimant certains d’entre eux dont vous ne vous servez pas.

1- Paramètres Généraux

Par ces paramètres vous allez pouvoir déterminer la forme et le contenu général de votre établissement.

Il est important de définir votre mode de fonctionnement avant de commencer le paramétrage car cela rendra cette tache plus rapide et plus efficace : il est toujours plus facile de saisir des informations déjà structurées que d’improviser au fur et à mesure.

Notez également que tout ce que vous aurez saisi sous un paramétrage restera sous la forme existante au moment de la saisie.

1.1- L’établissement

La première ligne de paramètres n’est pas modifiable directement dans cette fenêtre (si vous désirez modifier certains de ces paramètres vous devez contacter votre service de maintenance).

  • l’onglet « Généraux » vous sera utile dans le cas, en particulier, d’une modification du taux de la TVA : la première ligne correspond au taux de TVA 1, la deuxième au taux de TVA 2, etc. (notez que pour le calcul des prestations sous le régime d’un taux de TVA à ¾ et ¼ le logiciel calcule les ¾ du chiffre d’affaire de la prestation au taux de TVA ^paramétré sur la prière ligne et ¼ sur le taux de la deuxième ligne);
  • l’onglet « Autres » vous permet de vérifier les chemins d’accès aux applications de Word et d’Excel, ainsi que le type de traitement de texte qui doit correspondre à la version que vous utilisez dans votre établissement.
  • l’onglet « Installation » vous permet de créer un texte d’entête ou de pied de facture, si votre format de facture est paramétré pour les intégrer.
  • l’onglet « Comptabilité » vous permet, si vous voulez transférer vos données à votre comptabilité par l’une des interfaces compatibles avec GESTHOREST, de déterminer les données à transférer et de paramétrer les numéros comptables correspondants ;
    • le type d’écriture 1 concerne le transfert des ventes , c’est à dire du Chiffre d’Affaire ;
    • le type d’écriture 2 concerne le transfert des règlements ;
    • le type d’écriture 3 concerne le transfert des achats pour le suivi comptable de vos stocks.

    1.2- Les ventilations de CA


    Ce paramétrage permet de créer de 1 à 99 familles de chiffre d’affaire qui détermineront le taux de TVA de vos prestations. Vous pouvez visualiser la liste des taux de TVA grâce à la touche d’aide « F2 » lorsque votre curseur se situe sur la colonne « Taux de TVA ». Cette ventilation est à la base de votre suivi du chiffre d’affaire de votre établissement : il s’agit du premier regroupement des prestations et c’est celui qui détermine le compte comptable dans lequel le chiffre d’affaire ainsi généré sera comptabilisé. Cette ventilation de chiffre d’affaire vous servira également pour déterminer les prestations liées à des articles ou des fiches techniques (voir module de la gestion des stocks) qui, lorsqu’elles seront vendues, décrémenteront les articles de vos stocks au moment de la procédure de fin de journée.

    NB : pensez à créer une ou plusieurs ventilations pour vos prestations composées d’hébergement et de restauration que vous souhaitez gérer en répartition de TVA ¾ TVA à 5.5% et ¼ en TVA à 19.6%.

    1.3- Les modes de règlement

    Vous pouvez paramétrer 99 modes de règlements qui répartis dans 5 types possibles :

    • 1 = les règlements directs (ex : espèces, chèques)
    • 2 = les règlements différés
    • 3 = les règlements débiteurs
    • 4 = les transferts
    • 5 = le change.

    Dans la colonne EURO vous pouvez déterminer si le mode règlement est en €uro ou bien en Francs Français (sauf pour le change qui par définition varie en fonction de la devise choisie).

    1.4- Les segmentations clientèles


    Vous pouvez classifier votre clientèle en 9 groupes et 99 sous-groupes pour pouvoir effectuer un suivi statistique de la fréquentation de votre établissement et déterminer votre politique commerciale : vous pourrez saisir la segmentation de votre client au moment de sa prise de réservation mais aussi directement dans son cardex (voir les modules de réservation, de gestion de cardex ou le module de gestion de la partie restauration).

    1.5- Les taux de change

    Vous pouvez, grâce à cette fonction, déterminer et modifier les taux de change que vous pratiquerez. Toutefois les onze premiers taux sont fixes car ils concernent les monnaies de la zone €uro. La base de calcul du taux de change est l’€uro (ex : 1€uro = 6.55957 FF).

    1.6- Les titres de civilité

    Il existe 9 titres paramétrés par défaut mais vous pouvez en utiliser jusqu’à 99.

    Notre conseil : pensez à créer une civilité vierge qui vous sera utile pour le paramétrage des clients par défaut des caisses.

    1.7- Le bac de fin de journée

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    Vous pouvez paramétrer ici les éditions qui seront éditées automatiquement lorsque vous lancerez la procédure de vérification ou celle de fin de journée.

    Un exemplaire de l’édition 105 de la feuille de situation est déjà paramétrée par défaut dans votre bac de fin de journée, si vous en paramétriez une supplémentaire vous obtiendriez 2 exemplaires de cet état.

    Pour ajouter une édition vous cliquez sur le bouton « » et vous choisissez dans la première colonne le numéro de l’édition que vous souhaitez obtenir automatiquement, dans la colonne « quantité » vous précisez le nombre d’exemplaires que vous désirez, et dans les colonnes « Jour » et « Mois » vous déterminer les conditions qui détermineront l’édition :

    • « oui » = édition pour chaque étape de la procédure de fin de journée ;
    • « non » = jamais éditée de manière automatique ;
    • « V » = édition uniquement lors du lancement de la vérification de fin de journée ;
    • « C » = édition uniquement lors de la procédure de fin de journée ;
    • « L » = édition uniquement lors de la lecture des résultats.

    1.8- Les utilisateurs

    Vous pouvez grâce à ce paramétrage déterminer une autorisation d’accès plus ou moins grande aux fonctionnalités du logiciel.

    Vous pouvez ajouter un utilisateur en cliquant su le bouton « », puis vous saisissez le nom du nouvel utilisateur, son mot de passe puis le niveau d’accès que vous lui tolérez (vous pouvez copier un type d’accès déjà existant en tapant « C » dans la colonne « Niveau de base »). Il existe des modèles d’accès définis par défaut : Manager et Utilisateur mais vous pouvez les personnaliser en cliquant sur le bouton « Profil Utilisateur » Vous choisissez le menu que vous souhaitez rendre accessible ou dont vous souhaitez annuler l’accessibilité.

    Si vous désirez affiner les droits d’accès contacter le service de maintenance de GESTHOREST : il est possible de déterminer les droits d’accès au niveau de chaque traitement du logiciel.

    1.9- Les éditions

    Vous pouvez ajouter ou changer un état rattaché à une édition, pour ce faire contactez le service technique qui vous indiquera le nom de l’état.

    Vous pouvez choisir de destiner l’édition par défaut à l’écran (N°1 pour la destination) ou à l’imprimante (N°2).

    NB : Les éditions dont le premier caractère est @ sont gérées par un autre état : Ex : l’édition N°491 ,édition de la dernière page de facture, est liée à l’édition 49, édition de la facture.

    1.10- Les familles de prestation

    Ce regroupement sert uniquement pour un suivi statistique notamment par l’édition N°113.

    1.11- Les prestations

    Ce paramétrage est très important car il va conditionner le suivi statistique de votre chiffre d’affaire.

    Vous devez attribuer un code à la prestation qui est déterminé sur 6 caractères (la touche « F8 » vous permet d’attribuer le premier numéro disponible). Ce code d’affectation est celui qui vous est demandé au moment de la facturation pour rappeler la prestation ; pour accélérer la saisie des facturations nous vous conseillons d’attribuer de code de prestation significatif. Le libellé de la prestation est le texte qui apparaîtra sur la facture de votre client : nous vous conseillons de faire précéder le contenu du libellé d’une prestation composante d’une autre prestation par « * ».

    La ventilation de chiffre d’affaire, comme nous l’avons vu plus haut, détermine le taux de TVA de votre prestation. Le tarif TTC Hors Période est le tarif proposé par défaut pour la prestation en dehors des périodes définies (Cf. Paramétrage des périodes) dans le cadre d’une gestion tarifaire avec périodes (voir ci-dessous). Si vous cochez la case « Prestation Composée » vous allez créer une prestation composée d’autres prestations (10 au maximum) que vous allez définir dans l’onglet « Composantes ».

    Si vous cochez la case « Gestion des périodes » vous allez pouvoir enregistrer les différents prix en fonction des périodes définies (Cf. Paramétrage des périodes).

    Si vous cochez la case « Regroupée sur facture » vous allez déterminer si la prestation apparaît par ligne de facturation ou au total sur tout le séjour.

    Le choix du mode de facturation permet de déterminer pour les prestations facturées en facturation automatique de la périodicité de la facturation.

    L’onglet « lien » permet de définir pour la facturation tactile uniquement, les sauces, garnitures et cuissons.

    L’onglet « Tactile » vous permet de déterminer la couleur du fond et du texte de la prestation sur votre écran tactile.

    Si vous utilisez le module de plan alimentaire cliquez sur le bouton pour déterminer la nature et la famille alimentaire de cette prestation.

    1.12- Les points de vente/strong>

    Vous pouvez paramétrer 99 points de vente différents, ce qui vous permet grâce à l’édition N°133 d’avoir un suivi du chiffre d’affaire par point de vente. Les prestations facturées à partir de la facturation hôtel sont enregistrées dans le point de vente N°1, les autres points de vente seront affectés à des caisses restaurants : pour que la facturation d’une prestation soit prise en compte dans un point de vente il faut une caisse restaurant paramétrée sur ce point de vente.

    1.13- Les consolidés de ventilation de CA

    Ce traitement vous permet de paramétrer les ventilations de chiffre d’affaire que qui vont servir pour calculer les pris moyens chambres (consolidé N°1), couverts (Consolidé N°2),les prestations en facturation automatique qui seront prises en compte pour les transferts vers les fichiers World (consolidé N°3). Vous pouvez paramétrer à partir du numéro 50 feront apparaître sur votre feuille de situation (état HFRSIT15) le total de chiffre d’affaire généré par les ventilations de prestations sélectionnées.